1.目 的
この規程は，本大学における文書に関する管理保管及び保存ならびに廃棄等（以下「文書管理という。」）に関して適正且つ厳重な取扱を定めるものとする。
2.定 義
この規程において，文書とは，仙台市生涯学習支援センター内で保管する大学の業務等に係る書類をいう。
3.文書管理責任者
⑴ 「文書管理責任者」は総務部長とする。
⑵ 文書管理責任者は，文書管理に関する業務を行う。
⑶ 文書管理責任者は，各部に補助者を指名することができる。
4.保存年限
⑴ 保存年限とは，文書が廃棄されるまでの年限をいい，その基準は別に定める「保管文書保存年限基準」による。
⑵ 保存年限の起算は，原則として文書の成立した日の属する会計期の翌期の初めから行う。
5.廃 棄
⑴ 保存期間の満了した保存文書は，文書管理責任者の責任において廃棄する。
⑵ 文書の廃棄は，不正利用，秘密漏洩に十分留意し，焼却または溶解もしくは裁断等の方法により行う。
6.個人情報等の文書管理
⑴ 個人情報の取扱は，別に定めている「仙台明治青年大学個人情報取扱規程」により行う。
⑵ 前項⑴項以外の保管されている文書で個人情報が記載されている書類については，施錠保管等の方法により厳重な管理を行う。
⑶ 電磁文書の保管，管理および廃棄は，この「規程」に準拠し厳重に取扱う
7.規程の改正
この規程の改正は，運営委員会で出席人員の過半数の賛成で決定する。
平成21年4月7日 制 定
令和７年7月10日 一部訂正
［別紙］
保存文書保存年限基準
